契約書作成時に陥りやすい落とし穴や問題になる事例

契約書の作成は、取引や約束ごとを明確にし、将来的なトラブルを未然に防ぐための重要な手段です。しかし、一般の方が契約書を作成する際、いくつかの落とし穴が存在します。ここでは、契約書作成でよく見られる失敗例と、問題を避けるためのポイントについて解説します。

1. 契約書の内容が曖昧である

一般的な失敗の一つは、契約内容が曖昧であることです。例えば、支払い期日や具体的なサービス内容が曖昧なまま契約を結んでしまうことがあります。「〇〇ができ次第支払う」や「状況に応じて変更できる」など、曖昧な表現は後のトラブルの原因になります。契約書では、期日や金額、サービスの詳細、役割分担など、具体的な内容を明記することが大切です。

改善方法：

「いつ」「誰が」「どのように」など、5W1Hを明確にすることで、曖昧さを排除できます。また、万が一の変更が生じた場合の手順や条件を予め明記しておくと、将来的な紛争を防ぐことができます。

2. 合意事項の不備

契約書には、両者が合意したすべての内容を反映させる必要があります。しかし、口頭での約束や理解が反映されず、契約書に記載されないケースがよく見られます。例えば、業務範囲の拡大に関する合意が口頭で行われたにもかかわらず、書面に反映されていないと後で争いの原因になります。

改善方法：

契約書に記載されていない内容は、基本的に無効とされるため、口頭での合意も含め、すべての重要な事項を契約書に明文化しましょう。曖昧なままにせず、記載がない内容については追加で記載することを検討してください。

3. 契約当事者の不備

契約の当事者が誰かを明確にしていないケースも、後々のトラブルにつながります。例えば、個人間の契約で法人の名前が使われるなど、契約当事者が曖昧になると、責任の所在が不明瞭になり、紛争の原因になります。

改善方法：

契約書には、契約の当事者となる法人名や個人名を正確に記載することが重要です。また、代表者の氏名や肩書きも含めて記載することで、誰が契約を履行する責任を負うのかを明確にしましょう。

4. 法的要件や適用法の無視

契約書には、適用される法律や規定を遵守しなければならない点も重要です。例えば、特定の業種や取引においては、法令で定められた要件を満たさなければならない場合がありますが、これを見落としてしまうことがあります。また、裁判管轄や準拠法の取り決めを明記しないと、万が一の紛争解決時に、どの法律に基づいて判断すべきかが不明瞭になることがあります。

改善方法：

契約書を作成する際には、該当する法律や規定を確認し、必要に応じて専門家に相談することが大切です。また、契約書の中で準拠法や裁判管轄を明確にしておくことで、トラブルが発生した場合の対応がスムーズになります。

5. 契約書の更新を怠る

長期間にわたる契約の場合、時代や状況の変化に応じて契約内容を見直す必要があります。例えば、取引条件や法規制が変わった場合、契約書を更新しないことで、契約が現状に合わなくなるリスクがあります。しかし、多くの場合、契約書の更新が放置され、後に問題が発生することがあります。

改善方法：

定期的に契約書を見直し、現状に合わなくなった部分を更新することが重要です。また、更新する際には、新しい条件や合意事項を明確にし、双方の合意を得たうえで契約を再締結することが望ましいです。

専門家の活用が有効

一般の方が契約書を作成する際には、上記のような問題を未然に防ぐために、専門家である行政書士や弁護士に相談することが有効です。専門家は、契約書の法的要件やリスクを把握しており、適切なアドバイスやチェックを行うことができます。また、契約書のリーガルチェックを依頼することで、思わぬリスクを回避し、円滑な取引を実現できます。

契約書の内容が生きてくるのは実際にトラブルに発展したときです。
トラブル発生後に改めて契約書を見返した結果、自社に不利な内容になっており泣き寝入りせざるを得なかったケースを私はいくつも見てきました。
そのタイミングでは遅いのです。
車の年次点検や機械の予防保全のようになにも問題が発生していないときは、もったいないなぁと思われるかもしれませんが、問題を未然に防ぐことがリスクと費用を最小限に抑えるコツでもあります。

結論として、契約書作成時には、内容の具体性、合意事項の反映、当事者の明確化、法的要件の遵守、そして定期的な見直しを徹底することが、より良い契約書を作成するためのポイントです。専門家のサポートを受けることで、さらにリスクを最小限に抑えた契約書作成が可能となります。

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